Spese gruppo comunale volontari protezione civile

Nel nostro comune è costituito il gruppo volontari protezione civile, il responsabile è il sindaco.
Come gestite le spese improvvise o urgenti che il gruppo sostiene?
Nella fattispecie il referente mi chiede il rimborso di una spesa urgente di modico importo fatta senza chiedere agli uffici (erano chiusi).
Grazie
Come gestite le spese improvvise o urgenti che il gruppo sostiene?
Nella fattispecie il referente mi chiede il rimborso di una spesa urgente di modico importo fatta senza chiedere agli uffici (erano chiusi).
Grazie