Per quello dicevo che l'interoperabilità è una farsa

con gli estremi trovati in siatel puoi chiedere all'Ufficio territorialmente competente per la registrazione del contratto dell'Agenzia delle Entrate di inviarti quello che c'è nei loro sistemi e/o che è stato depositato (auguri); in alternativa se il gestionale lo permette a distanza di un anno/un'anno e mezzo puoi scaricare i flussi delle locazioni per importarli.
In aggiunta puoi inviare un questionario a proprietario e locatario ex art. 1 comma 693 legge 147/2013 chiedendo anche copia del contratto registrato (con gli obblighi di motivazione rafforzata questa modalità istruttoria a mio avviso prenderà sempre più piede, se l'Ente non riesce ad acquisire il dato in modo esaustivo per altra via).
Sulle sanzioni per mancata dichiarazione di cessazione andrei cauto: se un soggetto cessa significa che manca nei suoi confronti il presupposto impositivo (è vero che ci sono delle ricostruzioni interpretative che ritardano l'efficacia della cessazione a un tempo successivo, tra cui ARERA TQRIF delib. 15/2022/R/Rif, ma le ritengo poco convincenti) e se questo manca significa che, seppure una violazione ci sia, con il subentro del locatario il proprietario era tenuto al pagamento di un tributo pari a 0€ per il periodo successivo alla cessazione, quindi il 100% di 0€ con un minimo di 50€ porta ad una sanzione minima